Thủ tục hải quan là một phần không thể thiếu trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hoá. Để đảm bảo sự suôn sẻ và hợp pháp của việc vận chuyển hàng qua biên giới quốc gia, việc chuẩn bị và nộp đúng các chứng từ quan trọng là một yếu tố cực kỳ quan trọng. Chính những chứng từ này giúp xác định nguồn gốc, chất lượng, và giá trị của hàng hoá, đồng thời đáp ứng các yêu cầu của cơ quan hải quan. Trong bài viết này, Hồng Quyên Logistics sẽ nêu ra những chứng từ quan trọng cần chuẩn bị khi làm thủ tục hải quan để độc giả có thể tham khảo.
Những chứng từ quan trọng cần chuẩn bị khi làm thủ tục hải quan
Quá trình làm thủ tục hải quan là một phần quan trọng của hoạt động nhập khẩu và xuất khẩu hàng hoá. Việc chuẩn bị đầy đủ các chứng từ hải quan là một yếu tố quan trọng để đảm bảo quá trình này diễn ra thuận lợi và tuân thủ pháp luật. Dưới đây là danh sách các chứng từ hải quan cần chuẩn bị:
A. Hợp đồng ngoại thương
Hợp đồng ngoại thương là một văn bản quan trọng xác định các điều khoản và điều kiện giao dịch giữa bên mua và bên bán. Hợp đồng ngoại thương bao gồm thông tin như mô tả hàng hoá, phẩm chất, số lượng, giá trị, thời hạn giao hàng, điều kiện thanh toán, và nhiều điều khoản khác. Hợp đồng này là cơ sở để thực hiện các thủ tục hải quan.
B. Hoá đơn thương mại
Hoá đơn thương mại là một chứng từ do bên xuất khẩu hàng hoá phát hành, thể hiện các thông tin về giá trị thực của hàng hoá và các điều kiện thanh toán. Hoá đơn thương mại được sử dụng để tính toán thuế và phí hải quan, cũng như để xác định giá trị thực tế của hàng hoá trong giao dịch.
C. Phiếu đóng gói
Phiếu đóng gói mô tả cách hàng hoá được đóng gói và vận chuyển, bao gồm trọng lượng, kích thước, và số lượng kiện hàng. Thông tin này giúp hải quan xác định cách xử lý và vận chuyển hàng hoá một cách hiệu quả.
D. Vận tải đơn
Vận tải đơn là một chứng từ thể hiện sự sở hữu của hàng hoá trong quá trình vận chuyển từ bên gửi đến bên nhận. Thông tin trong vận tải đơn bao gồm tên và địa chỉ của bên gửi và bên nhận, thông tin vận chuyển, và mô tả chi tiết về hàng hoá.
E. Tờ khai hải quan
Tờ khai hải quan là chứng từ quan trọng nhất trong quá trình làm thủ tục hải quan. Tờ khai này chứa thông tin chi tiết về hàng hoá, giá trị, nguồn gốc, và các thông tin khác liên quan đến quá trình nhập khẩu hoặc xuất khẩu hàng hoá. Tờ khai này được nộp cho cơ quan hải quan và là cơ sở để tính toán thuế và phí hải quan.
F. Các loại chứng từ khác
Ngoài các chứng từ cơ bản đã nêu trên, còn có một số chứng từ khác có thể cần thiết tùy theo loại hàng hoá và quốc gia nhập khẩu. Các loại chứng từ này bao gồm:
- Hoá đơn chiếu lệ: Xác nhận lô hàng và số tiền mà bên mua cần thanh toán.
- Tín dụng thư: Thư do ngân hàng viết theo yêu cầu của bên mua, cam kết trả tiền cho bên bán trong thời gian nhất định nếu điều kiện được thỏa thuận.
- Chứng từ bảo hiểm: Chứng từ liên quan đến bảo hiểm hàng hoá trong quá trình vận chuyển.
- Giấy chứng nhận xuất xứ: Chứng từ chứng minh nguồn gốc, xuất xứ của hàng hoá.
Xem thêm: Hướng dẫn chi tiết và đầy đủ quy cách đóng hàng gửi đi nước ngoài
Quy trình làm thủ tục hải quan
Thủ tục hải quan là một phần quan trọng trong quá trình nhập khẩu và xuất khẩu hàng hóa. Dưới đây là quy trình cơ bản để thực hiện các thủ tục hải quan:
A. Chuẩn bị bộ chứng từ hàng hóa
Trước khi bắt đầu quy trình hải quan, bạn cần chuẩn bị bộ chứng từ liên quan đến hàng hóa. Điều này bao gồm hợp đồng ngoại thương, hoá đơn thương mại, phiếu đóng gói, vận tải đơn, tờ khai hải quan và các chứng từ khác. Bạn cần đảm bảo rằng tất cả các giấy tờ này đã được điền đầy đủ và chính xác.
B. Cài đặt phần mềm khai báo hải quan VNACCS
Sau khi chuẩn bị chứng từ, bạn cần cài đặt phần mềm khai báo hải quan VNACCS (Vietnam Automated Cargo and Port Consolidated System). Phần mềm này giúp bạn nhập thông tin hàng hóa và tờ khai hải quan một cách dễ dàng và tiện lợi. Cài đặt phần mềm này giúp tối ưu hóa quá trình làm thủ tục hải quan.
C. Đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu cần)
Trong một số trường hợp, hàng hóa cần phải được kiểm tra bởi các cơ quan chuyên ngành, ví dụ như kiểm tra chất lượng, y tế, thực phẩm, vận chuyển động, và nhiều lĩnh vực khác. Bạn cần phải đăng ký kiểm tra chuyên ngành nếu có yêu cầu từ cơ quan kiểm tra. Thường, bạn sẽ cần bản sao của tờ khai hải quan và các chứng từ liên quan.
D. Khai và truyền tờ khai hải quan
Sau khi đã cài đặt phần mềm và chuẩn bị chứng từ, bạn có thể bắt đầu nhập thông tin vào tờ khai hải quan bằng phần mềm VNACCS. Tờ khai hải quan cần chứa các thông tin chi tiết về hàng hóa như mô tả, giá trị, số lượng, và xuất xứ. Sau khi hoàn thành tờ khai, bạn cần truyền dữ liệu đến hệ thống hải quan.
E. Lấy lệnh giao hàng
Lệnh giao hàng là chứng từ cung cấp quyền giao nhận hàng hoá từ bên bán cho bên mua. Công ty vận chuyển hàng hoá cung cấp lệnh giao hàng sau khi nhận hàng từ bên bán và sẽ được gửi đến bên mua hoặc đại lý của họ. Lệnh giao hàng cần được kiểm tra và xác nhận để đảm bảo rằng hàng hoá được giao đúng và đủ số lượng.
F. Chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan
Tùy thuộc vào kết quả xử lý tờ khai hải quan, bạn cần chuẩn bị bộ hồ sơ hải quan tương ứng. Nếu tờ khai thuộc luồng xanh, bạn chỉ cần in tờ khai và các chứng từ liên quan để nộp thuế và hoàn thành thủ tục tại cảng. Đối với các luồng mà cần kiểm tra chuyên ngành hoặc có vấn đề, bạn cần chuẩn bị hồ sơ chi tiết hơn.
G. Làm thủ tục tại Chi cục Hải quan
Cuối cùng, bạn cần đến Chi cục Hải quan để hoàn thành thủ tục hải quan. Tại đây, hồ sơ của bạn sẽ được kiểm tra và xử lý. Tùy thuộc vào kết quả kiểm tra, bạn có thể hoàn thành thủ tục và nhận hàng hoá hoặc phải tiến hành kiểm hoá hàng hoá nếu cần.
Lợi ích của việc chuẩn bị chứng từ hải quan cẩn thận
Chuẩn bị chứng từ hải quan một cách cẩn thận mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho quá trình nhập khẩu và xuất khẩu hàng hoá.
A. Tối ưu hóa quy trình hải quan
Việc chuẩn bị chứng từ hải quan đầy đủ và chính xác giúp tối ưu hóa quy trình hải quan. Các thông tin hàng hóa đã được xác định rõ ràng trong các tài liệu như hợp đồng ngoại thương, hoá đơn thương mại và phiếu đóng gói giúp hải quan xử lý nhanh chóng. Điều này đồng nghĩa với việc hàng hoá sẽ được thông quan và giao nhận một cách hiệu quả, giúp tiết kiệm thời gian và tiền bạc.
B. Tránh trục trặc và vi phạm pháp luật
Việc thiếu sót hoặc không chuẩn bị chứng từ hải quan đúng cách có thể gây ra trục trặc trong quy trình hải quan. Các lỗi trong việc khai báo và chuẩn bị chứng từ có thể dẫn đến việc bị kiểm tra chuyên ngành, phạt tiền hoặc thậm chí là tịch thu hàng hoá. Bằng cách chuẩn bị chứng từ một cách cẩn thận, bạn đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh các vấn đề không mong muốn.
C. Đảm bảo an toàn và độ tin cậy trong giao dịch quốc tế
Chứng từ hải quan chính xác và đầy đủ giúp tạo ra độ tin cậy trong giao dịch quốc tế. Các đối tác thương mại và cơ quan hải quan có thể tin tưởng vào thông tin bạn cung cấp. Điều này làm tăng uy tín của bạn trong ngành và giúp bạn xây dựng mối quan hệ kinh doanh bền vững. Hơn nữa, việc đảm bảo an toàn thông tin và chứng từ giúp bạn tránh bị lừa dối trong quá trình giao dịch quốc tế.
Lời kết
Trong cuộc hành trình thương mại quốc tế, việc chuẩn bị chứng từ hải quan không chỉ giúp bạn tuân thủ pháp luật mà còn đảm bảo hiệu quả trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hoá. Sự am hiểu về những loại giấy tờ cần thiết và quy trình làm thủ tục hải quan sẽ giúp bạn vượt qua mọi thách thức và đưa sản phẩm của mình đi xa hơn trên thị trường quốc tế. Hãy luôn nhớ rằng, những chứng từ này không chỉ là giấy tờ, mà còn là “chìa khóa” để mở cánh cửa của cơ hội và thành công trên trường quốc tế. Hồng Quyên Logistics hy vọng thông tin về những chứng từ quan trọng cần chuẩn bị khi làm thủ tục hải quan sẽ giúp ích cho bạn trong cuộc sống.
