Fulfillment là gì? Tất tần tật về quy trình dịch vụ Fulfillment

Trong thời đại số hóa và thương mại điện tử đang ngày càng phát triển, việc đáp ứng nhu cầu mua sắm trực tuyến của người tiêu dùng trở nên phức tạp hơn bao giờ hết. Để đảm bảo rằng sản phẩm đến tay khách hàng một cách nhanh chóng và đúng thời gian, dịch vụ Fulfillment đã trở thành một phần quan trọng trong quá trình giao hàng và quản lý chuỗi cung ứng. Nhưng Fulfillment là gì? Và quy trình dịch vụ này hoạt động như thế nào? Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về dịch vụ Fulfillment và tất cả những điều liên quan đến nó trong bài viết dưới đây của Hồng Quyên Logistics.

Fulfillment là Gì?

Fulfillment là một khái niệm trong lĩnh vực thương mại điện tử và quản lý chuỗi cung ứng. Nó đề cập đến toàn bộ quy trình từ khi một đơn hàng được đặt mua trực tuyến cho đến khi sản phẩm đến tay khách hàng cuối cùng. Mục tiêu chính của Fulfillment là đảm bảo rằng sản phẩm được giao đúng thời gian, đúng địa điểm, và đạt được chất lượng mong muốn. Quy trình Fulfillment bao gồm nhiều bước, từ việc nhận đơn hàng, kiểm tra và lưu kho hàng hoá, xử lý đơn hàng, đóng gói sản phẩm, vận chuyển, đến việc thu tiền từ khách hàng (nếu áp dụng). Các bước này được thực hiện một cách tối ưu để đảm bảo hiệu suất và tiết kiệm chi phí.

Quy Trình Dịch Vụ Fulfillment là gì?

A. Nhận Hàng

Quá trình nhận hàng từ người bán:

• Khi một đơn hàng được đặt mua trực tuyến, người bán thông tin cho đơn vị Fulfillment về đơn hàng này.
• Quá trình bắt đầu bằng việc kiểm tra thông tin đặt hàng như số lượng sản phẩm, mô tả sản phẩm, và địa chỉ giao hàng.
• Các thông tin này được ghi chép và nhập vào hệ thống quản lý đơn hàng.

Quy trình kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hoá:

• Sau khi thông tin đơn hàng được xác nhận, sản phẩm được lấy ra từ kho.
• Nhân viên kiểm tra chất lượng của sản phẩm để đảm bảo rằng chúng không bị hỏng hoặc bị lỗi trước khi giao cho khách hàng.
• Đồng thời, kiểm tra số lượng sản phẩm để đảm bảo rằng số lượng trên đơn hàng khớp với số lượng thực tế có trong kho.

B. Nhập và Lưu Kho

Quy trình nhập và lưu trữ hàng hoá:

• Sau khi kiểm tra chất lượng và số lượng, sản phẩm được nhập vào hệ thống lưu kho.
• Mỗi sản phẩm được gán một vị trí cụ thể trong kho để dễ dàng tìm kiếm khi cần.
• Hệ thống sẽ tự động cập nhật số lượng sản phẩm trong kho để theo dõi tồn kho.

Tối ưu hóa quản lý kho bãi:

• Công ty Fulfillment cố gắng tối ưu hóa quản lý kho bãi bằng cách sắp xếp sản phẩm một cách hiệu quả để tiết kiệm không gian và thời gian.
• Hệ thống sử dụng mã vạch hoặc mã QR để dễ dàng xác định vị trí của sản phẩm trong kho.

C. Xử Lý Đơn Hàng

Xử lý đơn hàng từ khách hàng:

• Đơn hàng được đưa đến bộ phận xử lý đơn hàng sau khi kiểm tra và lưu kho.
• Nhân viên xử lý đơn hàng xác nhận lại thông tin đặt hàng và chuẩn bị sản phẩm cho quá trình đóng gói.

Quy trình chuẩn bị sản phẩm cho vận chuyển:

• Sản phẩm được lấy ra từ kho và kiểm tra lại trước khi đóng gói.
• Sau đó, sản phẩm được đóng gói cẩn thận và dán nhãn vận chuyển.

D. Giao Sản Phẩm cho Khách Hàng

Quy trình giao hàng và đảm bảo đến đúng địa chỉ:

• Sản phẩm sau khi được đóng gói sẽ được chuyển đến dịch vụ vận chuyển hoặc đội giao hàng nội bộ.
• Địa chỉ giao hàng được xác nhận chính xác để đảm bảo rằng sản phẩm đến đúng địa điểm.

Lựa chọn dịch vụ vận chuyển phù hợp:

• Công ty Fulfillment thường có hợp đồng với các dịch vụ vận chuyển để đảm bảo giao hàng an toàn và nhanh chóng.
• Họ lựa chọn dịch vụ vận chuyển phù hợp với loại sản phẩm và địa điểm giao hàng.

E. Thu Hộ Tiền (Nếu Có)

Thu hộ tiền (COD – Cash on Delivery):

• Nếu đơn hàng áp dụng thu hộ tiền, nhân viên giao hàng sẽ thu tiền từ khách hàng khi giao sản phẩm.
• Số tiền thu được sẽ được ghi nhận và báo cáo.

Cách công ty Fulfillment thực hiện thu hộ tiền:

• Quy trình thu hộ tiền được thực hiện một cách cẩn thận để đảm bảo tính chính xác và bảo mật của giao dịch.

F. Xử Lý Các Vấn Đề Phát Sinh

Đối phó với các vấn đề như hàng hoá hỏng, sai hàng, đổi/trả hàng:

• Công ty Fulfillment cần có quy trình xử lý các vấn đề phát sinh như sản phẩm bị hỏng trong quá trình vận chuyển, sản phẩm sai hoặc khi khách hàng yêu cầu đổi/trả hàng.
• Quá trình này thường bao gồm việc kiểm tra, đổi hàng hoặc hoàn trả tiền cho khách hàng một cách nhanh chóng để đảm bảo sự hài lòng của họ.

Các Hình Thức Dịch Vụ Fulfillment là gì?

A. In-house Fulfillment (Self-fulfillment)

Thích hợp cho công ty có quy mô lớn:

• In-house Fulfillment là hình thức mà công ty tự quản lý và thực hiện mọi khía cạnh của dịch vụ Fulfillment.
• Thường thích hợp cho các công ty có quy mô lớn, có nguồn tài chính đủ lớn để đầu tư vào kho bãi và nhân công.

Ưu điểm và nhược điểm của tự quản lý dịch vụ Fulfillment:

Ưu điểm:

• Hoàn toàn kiểm soát quy trình từ đầu đến cuối.
• Khả năng tùy chỉnh quy trình và dịch vụ theo nhu cầu riêng.
• Tiết kiệm chi phí dài hạn nếu có sản lượng lớn.

Nhược điểm:

• Đòi hỏi đầu tư lớn vào kho bãi và hệ thống quản lý.
• Phải quản lý và đào tạo nhân viên cho các công đoạn trong quy trình.
• Khó khăn trong việc quản lý biến động hàng hóa và tình hình thị trường.

B. Dropship

• Dropship là hình thức Fulfillment mà người bán không sở hữu hàng hoá, thay vào đó, họ hợp tác với nhà cung cấp để chuyển hàng trực tiếp đến người mua.
• Người bán chỉ mua sản phẩm khi có đơn hàng từ khách hàng, không cần lưu trữ hàng hoá.

Ưu điểm và rủi ro khi sử dụng Dropship:

Ưu điểm:

• Không cần đầu tư lớn vào tồn kho và kho bãi.
• Linh hoạt trong việc mở rộng sản phẩm và loại bỏ sản phẩm không hiệu quả.
• Tập trung vào marketing và phát triển thương hiệu.

Rủi ro:

• Rủi ro sản phẩm bị hết hàng hoặc thay đổi giá từ nhà cung cấp.
• Khó kiểm soát chất lượng sản phẩm khi không có kiểm tra trước.
• Lợi nhuận thấp hơn do phải chia sẻ lợi tức với nhà cung cấp.

C. Outsourced Fulfillment

Thuê dịch vụ Fulfillment từ công ty chuyên nghiệp:

• Outsourced Fulfillment là hình thức mà người bán hoặc công ty thuê dịch vụ Fulfillment từ một công ty chuyên nghiệp.
• Công ty Fulfillment sẽ thực hiện mọi khía cạnh của quy trình từ quản lý kho đến giao hàng.

Tiết kiệm chi phí và tập trung vào kinh doanh chính:

• Tiết kiệm chi phí lưu kho, thuê nhân công, và quản lý dịch vụ Fulfillment.
• Cho phép người bán tập trung vào phát triển kinh doanh chính thay vì quản lý hoạt động Fulfillment.
• Công ty Fulfillment thường có kinh nghiệm và hệ thống hiệu quả giúp cải thiện dịch vụ.

Lời kết

Dịch vụ Fulfillment không chỉ là một phần quan trọng trong thương mại điện tử mà còn là một yếu tố quyết định sự thành công của nhiều doanh nghiệp. Với sự phát triển không ngừng của mô hình kinh doanh trực tuyến, việc hiểu và sử dụng hiệu quả dịch vụ Fulfillment sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, nguồn lực và tập trung vào việc phát triển sản phẩm và dịch vụ. Hy vọng rằng thông qua bài viết này của Hồng Quyên Logistics, bạn đã có cái nhìn rõ hơn về Fulfillment là gì và cách nó hoạt động trong thế giới thương mại điện tử ngày nay.