Vận chuyển hàng hóa bằng đường biển không chỉ là một phần quan trọng của chuỗi cung ứng toàn cầu mà còn là một trong những phương tiện an toàn và hiệu quả để di chuyển hàng trên khoảng cách xa. Với hơn 80% khối lượng hàng hóa thương mại trên toàn thế giới được vận chuyển qua đường biển, quá trình này đòi hỏi sự chính xác và tuân thủ các thủ tục quan trọng để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển một cách suôn sẻ và đúng hẹn. Trong bài viết này của Hồng Quyên Logistics, chúng ta sẽ điểm qua những thủ tục không thể thiếu khi sử dụng vận chuyển hàng hóa đường biển để đảm bảo quá trình này diễn ra an toàn và hiệu quả.
Các thủ tục quan trọng khi sử dụng vận chuyển hàng hóa đường biển
A. Đặt lịch tàu và xác nhận booking
Cách đặt lịch tàu và quá trình xác nhận booking:
- Bước 1: Liên hệ với hãng tàu hoặc công ty vận tải biển để đặt lịch tàu cho hàng hóa của bạn.
- Bước 2: Cung cấp thông tin chi tiết về loại hàng, khối lượng, kích thước, và điểm xuất phát và đích đến.
- Bước 3: Hãng tàu xem xét yêu cầu của bạn và xác định khả năng đặt chỗ trên tàu phù hợp.
- Bước 4: Xác nhận booking: Sau khi yêu cầu của bạn được chấp nhận, bạn sẽ nhận được lịch tàu cụ thể và thông tin liên quan.
Các thông tin cần cung cấp cho hãng tàu:
- Thông tin người gửi và người nhận.
- Mã số container (nếu có).
- Mã booking của tàu.
- Thông tin về hàng hóa, bao gồm mô tả chi tiết, khối lượng, kích thước, giá trị, và tính chất đặc biệt (nếu có).
- Các tài liệu liên quan như hóa đơn, vận đơn, và chứng từ hải quan.
B. Theo dõi quá trình đóng hàng và cập nhật thông tin
Việc theo dõi và cập nhật quá trình đóng gói hàng hóa:
- Quá trình đóng gói hàng hóa cần được theo dõi để đảm bảo rằng chúng được xử lý đúng cách và không bị hỏng hóc trong quá trình vận chuyển.
- Các biện pháp bảo vệ và đóng gói an toàn cần được thực hiện để đảm bảo tính toàn vẹn của hàng hóa.
C. Kiểm tra và xác nhận chứng từ
Loại chứng từ quan trọng cần được xác nhận:
- Vận đơn (Bill of Lading): Xác định quyền sở hữu và hình thức của lô hàng.
- Hóa đơn: Chứng từ về giá trị hàng hóa.
- Chứng từ hải quan: Các tài liệu cần cho việc thông quan hải quan.
D. Lấy lệnh giao hàng (D/O)
Thủ tục lấy lệnh giao hàng và giấy tờ cần thiết:
- Lệnh giao hàng (Delivery Order – D/O) là tài liệu quan trọng cho việc giao nhận hàng hóa tại cảng đích.
- Để lấy D/O, bạn cần xuất trình vận đơn và các tài liệu liên quan khác tại cảng đích.
Vai trò của lệnh giao hàng trong quá trình vận chuyển:
- D/O cho phép người nhận lô hàng lấy hàng tại cảng đích.
- Nó cũng đóng vai trò trong việc xác định sự chuyển giao quyền sở hữu của hàng hóa.
E. Đăng ký giấy chứng nhận liên quan đến lô hàng
Các chứng nhận và giấy tờ liên quan đến lô hàng cần phải đăng ký:
- Các chứng nhận về nguồn gốc của hàng hóa (CO, Certificate of Origin) để đảm bảo tuân thủ các yêu cầu nhập khẩu của quốc gia đích.
- Chứng nhận về kiểm định chất lượng (Quality Inspection Certificate) nếu cần thiết.
Ý nghĩa của việc có các giấy tờ này:
- Các giấy tờ này cần thiết để đảm bảo rằng hàng hóa tuân thủ các quy định và yêu cầu của quốc gia đích.
- Chúng giúp tránh các vấn đề hải quan và pháp lý.
F. Khai báo hải quan
Quy trình khai báo hải quan hàng hóa đường biển:
- Thu thập thông tin: Quá trình bắt đầu bằng việc thu thập thông tin về hàng hóa. Điều này bao gồm mô tả chi tiết về hàng, giá trị, khối lượng, số lượng, quốc gia xuất xứ và một loạt các thông tin khác.
- Xác định mã hải quan (H.S. Code): Dựa trên thông tin thu thập, phải xác định mã hải quan (H.S. Code) tương ứng với hàng hóa. Mã này quy định các quy tắc hải quan và thuế nhập khẩu áp dụng.
- Hoàn thiện tờ khai hải quan: Tạo tờ khai hải quan chứa thông tin về hàng hóa, giá trị, xuất xứ, và các thông tin liên quan khác. Tờ khai này cần được điền một cách chính xác và đầy đủ.
- Nộp tờ khai hải quan: Tờ khai hải quan cần được nộp đến cơ quan hải quan tại cảng nhập khẩu hoặc điểm đích. Nó có thể được nộp trực tiếp hoặc qua hệ thống điện tử, tuỳ theo quy định của quốc gia.
- Kiểm tra và xử lý: Cơ quan hải quan sẽ kiểm tra thông tin trong tờ khai và thực hiện các thủ tục kiểm tra hàng hóa. Các khoản thuế và phí hải quan cần được tính toán và thanh toán.
- Giải quyết hải quan: Nếu tất cả thông tin và tiền thuế được xử lý đúng cách, cơ quan hải quan sẽ cấp giấy chứng nhận hải quan cho lô hàng và cho phép nó tiếp tục vào quá trình vận chuyển nội địa hoặc lưu kho tại cảng.
Giấy tờ và thông tin cần thiết cho việc khai báo:
- Tờ khai hải quan: Bản tờ khai hải quan chứa thông tin chi tiết về hàng hóa, giá trị, xuất xứ, và thông tin liên quan.
- Vận đơn (Bill of Lading): Xác định thông tin về lô hàng, tàu vận chuyển, và hãng tàu.
- Hóa đơn: Chứng từ về giá trị hàng hóa và thông tin thanh toán.
- Chứng từ hải quan khác: Bao gồm các tài liệu liên quan đến nguồn gốc và tính chất của hàng hóa như chứng chỉ xuất xứ (Certificate of Origin) và chứng chỉ kiểm định chất lượng (Quality Inspection Certificate).
- Giấy tờ liên quan đến thuế và phí: Bao gồm thông tin về thuế nhập khẩu, thuế giá trị gia tăng (VAT), và các khoản phí hải quan khác.
G. Mở và thông quan tờ khai
Quá trình mở và thông quan tờ khai hàng hóa:
- Kiểm tra hàng hóa: Cơ quan hải quan kiểm tra hàng hóa để đảm bảo rằng thông tin trong tờ khai hải quan đúng và hàng hóa tuân thủ quy định.
- Xử lý thuế và phí: Các khoản thuế và phí hải quan cần được tính toán và xử lý bởi cơ quan hải quan.
- Phê duyệt và cấp giấy chứng nhận: Nếu không có vấn đề gì, cơ quan hải quan sẽ phê duyệt tờ khai và cấp giấy chứng nhận hải quan cho lô hàng.
Các luồng khai báo khác nhau và cách xử lý:
- Khai báo xanh (Green Lane): Các lô hàng được xem xét nhanh chóng và được phép tiếp tục vận chuyển mà không cần kiểm tra chi tiết.
- Khai báo đỏ (Red Lane): Các lô hàng có thể gặp khó khăn hoặc cần kiểm tra kỹ thuật sẽ được chuyển vào luồng khai báo đỏ để kiểm tra và xử lý thêm.
H. Điều kho vận chuyển hàng hóa về kho
Quy trình điều kho và vận chuyển hàng hóa về kho đích:
- Xác định điểm điều kho.
- Lập kế hoạch vận chuyển nội địa.
- Tiến hành điều kho.
- Ghi nhận thông tin về số lượng hàng hóa, tình trạng của chúng, và bất kỳ vấn đề hoặc hỏng hóc nào.
- Vận chuyển đến kho đích.
Thủ tục liên quan khi hàng hóa đến kho:
- Kiểm tra lô hàng để đảm bảo tính toàn vẹn của hàng và tình trạng của chúng.
- Ghi nhận thông tin chi tiết về lô hàng, bao gồm số lượng, mô tả chi tiết, và tình trạng.
- Lưu kho và sắp xếp hàng hóa.
- Cập nhật hệ thống quản lý về dữ liệu về hàng hóa và vị trí của chúng trong kho.
- Xử lý đối với hàng hóa tới từ các quốc gia đặc biệt.
I. Rút hàng và trả vỏ container rỗng
Quá trình rút hàng và trả vỏ container sau khi vận chuyển:
- Xác định điểm rút hàng thường là tại cảng hoặc kho đích.
- Kiểm tra tình trạng hàng hóa.
- Rút hàng và giao cho người nhận hoặc vận chuyển nội địa đích.
- Trả vỏ container rỗng về cảng hoặc vị trí đã được chỉ định.
J. Lưu trữ hồ sơ và chứng từ
- Chứng minh tính toàn vẹn của hàng hóa và quy trình thực hiện.
- Tuân thủ pháp lý.
- Giảm thiểu rủi ro tài chính.
- Phục vụ kiểm tra sau này.
- Tuân thủ chuỗi cung ứng.
Lời kết
Trong một nền kinh tế toàn cầu hóa, vận chuyển hàng hóa đường biển đóng vai trò không thể thay thế trong việc di chuyển hàng từ nơi này đến nơi khác trên toàn thế giới. Việc hiểu và tuân thủ các thủ tục quan trọng trong quá trình này như Hồng Quyên Logistics đã nêu ra không chỉ giúp bạn tránh các rủi ro pháp lý và tài chính mà còn đảm bảo rằng hàng hóa của bạn sẽ đến đích một cách an toàn và đúng hẹn. Chính vì vậy, việc nắm vững các thủ tục quan trọng khi sử dụng vận chuyển hàng hóa đường biển là một phần quan trọng của hoạt động thương mại quốc tế hiện nay.
